📣 DPMS Update Mai 2025: Verbesserte Aufgabensteuerung, neue Verknüpfungen, Zeitkontingente und mehr

Das aktuelle DPMS-Update bringt zahlreiche Verbesserungen und Optimierungen in einzelnen Modulen. Hier sind die Details: Modul: Projekte & Aufgaben Neuerung: Verbesserte Verwaltung von Unteraufgaben Unteraufgaben lassen sich nun einer anderen Oberaufgabe zuweisen (Verschiebung). Unteraufgaben können in eine Hauptaufgabe umgewandelt werden. In Meine Aufgaben werden dem zuständigen Bearbeiter jetzt auch Unteraufgaben angezeigt. Der Name der geöffneten Aufgabe wird nun im Titel des Browser-Tabs dargestellt. Modul: Verarbeitungstätigkeiten & Abteilungen Neuerung: Verknüpfung zwischen Verarbeitungstätigkeiten, Abteilungen und Verantwortlichkeiten Wird in einer Verarbeitungstätigkeit im Abschnitt "Empfänger intern" eine verantwortliche Abteilung ausgewählt, werden deren Stammdaten (Beschreibung, Kontaktinformationen) automatisch eingeblendet. In der Abteilung (Modul Beschäftigte > Abteilungen) können diese Informationen gepflegt und die zugehörigen Verarbeitungstätigkeiten eingesehen werden. In der Abteilung lassen sich Rollen und konkrete Verantwortlichkeiten für den Datenschutz definieren (Rolle und Mitarbeitende). Diese können optional per Mausklick auf alle zugehörigen Verarbeitungstätigkeiten übertragen werden. Innerhalb einer Verarbeitungstätigkeit können im Abschnitt "Empfänger intern" nun - auch unabhängig von einer Abteilung- Rollen und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden. Die jeweilige Verarbeitungstätigkeit wird anschließend bei den zugewiesenen Rollen bzw. Mitarbeitenden angezeigt. Die neuen Verknüpfungen erleichtern die zentrale Pflege und transparente Darstellung von Zuständigkeiten. Sie unterstützen eine konsistente Zuweisung von Rollen in Abteilungen und Verarbeitungstätigkeiten – manuell oder automatisiert. Neuerung: Neue Felder für System- und Zweckbeschreibung in Verarbeitungstätigkeiten Im Abschnitt Grundangaben kann nun eine ausführliche Zweckbeschreibung hinterlegt werden. Im Abschnitt Systeme & Applikationen steht ein neues Feld zur ergänzenden Systembeschreibung zur Verfügung. Modul: Berater > Mandantenverwaltung Drei neue Funktionen zur Verwaltung und Auswertung von Journalzeiten wurden eingeführt: Journalübersicht In der Mandantenverwaltung steht nun eine tabellarische Übersicht aller erfassten Journal-Einträge zur Verfügung. Die Einträge lassen sich nach Mandant, Bearbeiter, Datum, Dauer und weiteren Kriterien sortieren und filtern. Inklusivkontingent Für jeden Mandanten können Zeitkontingente pro Monat und Jahr hinterlegt werden. Die Konfiguration erfolgt entweder direkt beim Mandanten (Mandanten > Mandant > Einstellungen > Inklusivkontingent) oder zentral über eine Rubrik (Mandanten-Einstellungen > Mandanten-Rubriken > Rubrik > Inklusivkontingent). Monatsübersicht Überschreitungen des festgelegten Zeitkontingents werden in der neuen Monatsübersicht automatisch farblich hervorgehoben. Die Übersichten sind unterhalb der Mandantenliste zu finden. Verbesserungen/Optimierungen Modul: Organisation > SMTP-Zugangsdaten: M365-Anbindung Im Bereich Organisation > SMTP-Zugangsdaten hinterlegen können Microsoft Office 365-Konten nun mandantenspezifisch und vereinfacht angebunden werden. Die Authentifizierung erfolgt wie gewohnt über SMTP-Einstellungen (z. B. Server, Port, Verschlüsselung). Modul: Beschäftigte > Mitarbeiter: Bevorzugte Sprache In den Stammdaten eines Mitarbeiters kann nun eine bevorzugte Sprache ausgewählt werden. Modul: Schulungen > Veranstaltungen für Abteilungen Beim Anlegen einer Veranstaltung zu einer Schulung können in den Grundangaben nun eine oder mehrere zugehörige Abteilungen ausgewählt werden (Mehrfachauswahl möglich). Modul: Schulungen > Veranstaltungen: Dublettenprüfung abschaltbar Die Dublettenprüfung bei der öffentlichen Registrierung zu Schulungsveranstaltungen kann nun direkt in der Veranstaltung deaktiviert werden. Modul: Schulungen > Veranstaltungen: E-Mail-Texte anpassbar Einladungstexte für Schulungsveranstaltungen können nun individuell pro Veranstaltung angepasst werden. Module: Systemlandschaft & Asset-Register > Optimierte Verknüpfung Im Modul Systemlandschaft > Standort ist in der Kopfzeileein Icon "Verknüpfte Assets" verfügbar. Wird an einem Standort z. B. ein Gerät angelegt, kann dieses per Klick auf das Icon direkt als Asset übernommen und automatisch mit dem Asset-Register verknüpft werden. Dies reduziert redundante Erfassungen und sorgt für eine konsistente Datenpflege zwischen Standortübersicht und Asset-Register. Modul: Asset-Register > Automatische Nummernvergabe bei neuen Assets Beim Anlegen eines neuen Assets im Modul Asset-Register wird nun automatisch eine fortlaufende Nummer vergeben. Diese Nummer kann bei Bedarf manuell angepasst werden. Modul: Managementsysteme > Reports als XLS und Word (lenkbar) Die Reports im Modul Managementsysteme wurden funktional erweitert. Neben dem bestehenden Excel-Export/-Import steht nun auch die Erklärung zur Anwendbarkeit als lenkbare Word-Datei zur Verfügung. Modul: Server-Administration > Inhaltspakete: Risikoanalysen Nutzer des DPMS-Servers können Inhaltspakete zur sicheren Content-Distribution erstellen. Ab sofort können auch Inhalte aus dem Modul Risikoanalysen exportiert und verteilt werden. Integration und Schnittstellen DPMS-API Die DPMS RESTful API wurde erweitert (z. B. um das Feld Mitarbeiter-Sprache). API-Dokumentation: https://docs.dpms-online.de/ Hinweise zur Version Das Update ist ab sofort verfügbar. Bei Fragen oder Problemen steht unser Support-Team gerne zur Verfügung.