📣DPMS Update Dezember 2024

Neu: KI-Dokumentation für Applikationen Das DPMS unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen der KI-Verordnung der EU und bietet im Modul Systemlandschaft ab sofort die Möglichkeit, KI-Systeme innerhalb der Organisation zu erfassen und zu dokumentieren. Mit der KI-Dokumentation lassen sich Informationen zu Zweck, Risiken und Rolle von KI-Systemen zentral hinterlegen und verwalten. Zu den Kernfunktionen gehören: KI-Erfassung aktivieren: Im Abschnitt „KI-System“ einer Applikation kann festgelegt werden, ob es sich bei der Software um ein KI-System handelt. Strukturierte Dokumentation: Hinterlegen Sie detaillierte Informationen wie Zweck, Rolle Ihrer Organisation, Risiko-Einschätzung sowie Maßnahmen zur Risikominimierung. Flexible Anpassung: Neue KI-Dokumentationen können flexibel hinzugefügt werden. Bestehende Einträge lassen sich bearbeiten oder löschen. Übersichtliche Darstellung: Applikationen mit KI-System werden in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt und lassen sich gezielt durchsuchen. Mit dieser neuen Funktion bietet das DPMS eine zentrale Grundlage, um die Nutzung von KI-Systemen nachvollziehbar zu dokumentieren und erste Schritte zur Konformität mit der KI-Verordnung der EU umzusetzen. Weitere Informationen: https://app.dpms-online.de/hilfe/systemlandschaft/systemlandschaft-applikationen Neu: Besucherverwaltung Das DPMS bietet nun im Modul Systemlandschaft eine umfassende Besucherverwaltung zur zentralen Erfassung und Organisation von Besuchern an einem Standort. Mit dieser Funktion können sowohl manuelle Eintragungen als auch die digitale Selbstregistrierung effizient umgesetzt werden. Zu den Kernfunktionen gehören: Digitale Besuchererfassung: Besucher können direkt im System erfasst, bearbeitet und verwaltet werden. Eine übersichtliche Tabelle bietet Informationen zu Name, Unternehmen, Besuchsgrund und Status. Selbstregistrierung über Online-Formular: Besucher können sich eigenständig über ein individuell anpassbares Online-Formular an- und abmelden. Die entsprechenden Links können direkt bereitgestellt werden. Nachverfolgbarkeit und Anpassung: Änderungen an Besucherdaten oder Registrierungen können flexibel bearbeitet und nachverfolgt werden. Das digitale Besucherbuch lässt sich an die Bedürfnisse des jeweiligen Standorts anpassen. Weitere Informationen: https://app.dpms-online.de/hilfe/systemlandschaft/systemlandschaft-standorte Verbesserungen/ Optimierungen Neue API-Version: v1.0.14 Erweiterung um den Endpunkt /actions zur Verwaltung von Maßnahmen. Modul Beschäftigte > Mitarbeiter: neues Feld "Personal-Nr." In den Stammdaten wurde das Feld "Personal-Nr." hinzugefügt, um die Mitarbeiterverwaltung weiter zu präzisieren. Modul Systemlandschaft > Standorte: CSV-Export erweitert Beim Export der Systemlandschaft als CSV-Datei wird ab sofort auch das Feld "Inventar-Nr." mit exportiert. Modul Beschäftigte > Abteilungen: Anpassung Reihenfolge Ab sofort kann die Reihenfolge der angezeigten Abteilungen im DPMS individuell angepasst werden. Dies betrifft unter anderem die Anzeige in den Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten (VVTs). Die Sortierung kann per Drag & Drop in den Voreinstellungen unter Organisation > Voreinstellungen > Empfänger intern definiert werden. Modul Beschäftigte > Schulungen> Zertifikatsvorlage: Flexible Variablen für Teilnehmernamen In den Zertifikatsvorlagen besteht jetzt die Möglichkeit, die Variablen für Vorname und Nachname der Teilnehmenden separat zu verwenden. Neue Variablen: ${Vorname} und ${Nachname}. Ist der Teilnehmer mit einem Mitarbeiter verknüpft, kann zusätzlich auf die Mitarbeiter-Stammdaten zugegriffen werden, mit den Variablen ${MAVorname} und ${MANachname}. Fehlerbehebungen (Bugfixes) Modul Beschäftigte > Schulungen> Teilnehmer: Anzeige von Ergebnissen Bei Schulungen / Fragebögen, die noch nicht durchgeführt wurden, wird im Bereich „Fragebogen / Ergebnis“ jetzt korrekt „Gesamt: 0 %“ angezeigt. Hinweise zur Version Das Update steht ab dem 16.12.2024 zur Verfügung.