📣DPMS Update November 2024

Neu: Modul Asset-Register Mit dem neuen Modul Asset-Register bietet das DPMS eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Klassifizierung von Unternehmenswerten. Dieses Modul ermöglicht es Anwendern, zentrale Informationen zu Assets zu dokumentieren, Schutzbedarfe zu bewerten und wichtige Parameter für das Notfallmanagement festzulegen. Zu den Kernfunktionen gehören: Kategorisierte Assetverwaltung: Strukturierte Erfassung von Assets nach Kategorien, Status und Abteilungen. Rollen- und Verantwortlichkeitszuweisung: Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten für jedes Asset. Schutzbedarfseinstufung: Einstufung von Schutzzielen wie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Notfallmanagement-Parameter: Definition von kritischen BCM-Werten wie maximal tolerierbarer Ausfallzeit (MTA). Beziehungen: Möglichkeit, Assets mit anderen Datensätzen im DPMS (Geräte, Applikationen, Standorte u.a.) zu verknüpfen und so die Repräsentation innerhalb des DPMS abzubilden. Weitere Informationen: https://app.dpms-online.de/hilfe/asset-register Neu: Dokumentenlenkung Das DPMS bietet nun im Modul Dokumente eine umfassende Dokumentenlenkung zur zentralen Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Erstellung über die Versionierung bis hin zur Freigabe, Festschreibung und Veröffentlichung. Zu den Kernfunktionen gehören: Systemversionierung: Jede Änderung erzeugt automatisch eine neue interne Systemversion mit vollständiger Protokollierung. So ist der gesamte Änderungsverlauf jederzeit einsehbar. Rollenbasierte Freigabeprozesse: Verantwortlichkeiten lassen sich flexibel direkt im DPMS festlegen, um klare Prüfer- und Freigaberegelungen sicherzustellen. Freigabeprozess mit Änderungsverlauf: Der vollständig digitale Freigabeprozess ermöglicht eine Prüfung und Genehmigung der Dokumente direkt online, bevor sie produktiv genutzt werden. Alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Festschreibung und Veröffentlichung: Nach erfolgreicher Freigabe können finale Versionen festgeschrieben und als verbindliche Referenzdokumente veröffentlicht werden. Weitere Informationen: https://app.dpms-online.de/hilfe/dokumente Verbesserungen/ Optimierungen Modul Systemlandschaft: Neue Gerätekategorien Unter Systemlandschaft > Standorte > Zonen > Gerät hinzufügen wurden zusätzliche Gerätekategorien zur Auswahl hinzugefügt. Verarbeitungstätigkeiten: Verbesserte Gruppen- und Sortierfunktion Um die Übersichtlichkeit bei den Verarbeitungstätigkeiten zu verbessern, wird unter Verarbeitungstätigkeiten > Gruppen und Sortierung der Status (aktiv/ in Planung) angezeigt. Zusätzlich kann in den Grundangaben einer Verarbeitungstätigkeit über ein Dropdown-Menü eine Gruppe zugewiesen oder geändert werden. Modul Checklisten: Listen wieder öffnen Abgeschlossene Checklisten können nun bei Bedarf erneut geöffnet werden (System-Admin-Rechte erforderlich). Modul Beschäftigte > Schulungen: Automatische Erinnerungen Mit dem neuesten Update erhalten nur noch aktive Mitarbeiter Erinnerungen zur Durchführung von Schulungen. Ausgeschiedene oder abwesende Mitarbeiter sind automatisch von den Benachrichtigungen ausgeschlossen. Modul Beschäftigte > Rollen: Systemfeld ISB Beim Anlegen von Rollen und Verknüpfung mit Mitarbeitern und/ oder Kontakten kann nun zusättlich eine Checkbox "Systemfeld: ISB" aktiviert werden. Die Informationssicherheitsbeauftragten werden in einigen Berichten automatisch aufgeführt (z. B. Asset-Register Report). Konzernmodul: Flexible Vererbung von Stammdaten Beim Anlegen von Tochterunternehmen im Konzernmodul kann die automatische Vererbung von Stammdaten der Muttergesellschaft nun flexibel angepasst werden. Es lässt sich individuell festlegen, welche Stammdaten auf die Tochterunternehmen übertragen werden sollen. Journal: Neuer Excel-Import Journal-Einträge können jetzt nicht nur exportiert, sondern auch importiert werden. Extern erfasste Zeiten und Tätigkeiten lassen sich so ganz einfach per XLS- oder CSV-Import direkt ins Journal übertragen. Dokumente: Beschreibung im Zielmandanten anzeigen Die Beschreibung von Dokumenten (unter Dokumente -> Einstellungen im Feld "Beschreibung") wird nun auch im Zielmandanten angezeigt (wenn die Option „für Mandanten sichtbar“ aktiviert ist). Mandantenverwaltung: Kommentarfunktion auf Mandantenebene Unter Berater > Mandanten > Mandantenverwaltung steht die Kommentarfunktion nun auch direkt auf Ebene des einzelnen Mandanten zur Verfügung, um spezifische Anmerkungen und Kommunikation zu einzelnen Mandanten festzuhalten. Mandantenverwaltung: Gruppenbearbeitung auf Mandantenebene Mandantengruppen bieten die Möglichkeit, Mandanten innerhalb der Mandantenliste zu gruppieren (definierbar unter Berater > Administration). Die Bearbeitung der Gruppenzugehörigkeit kann nun auch direkt unter Berater > Mandanten > Mandantenverwaltung auf Ebene des einzelnen Mandanten vorgenommen werden. Benutzeroberfläche (UI/UX Updates) Modul Beschäftigte > Abteilungen: Anzeige Kürzel vor Abteilungsnamen Abteilungen und Organisationseinheiten können mit Kürzeln versehen werden (z. B. „FIN“ für „Finanzabteilung“). Diese Kürzel werden nun in der Anzeige dem Abteilungsnamen vorangestellt (z. B. „[FIN] Finanzabteilung“). Dadurch wird die Übersicht der Organisationsstruktur verbessert, und Abteilungen lassen sich in Listen und Dropdown-Menüs leichter finden, sortieren und filtern. Modul Dokumente: Duplizieren statischer Dateien Bisher konnten im Dokumentenmodul nur ganze Ordner oder bearbeitbare Dateien aus dem Online Office dupliziert werden. Mit dem neuen Update ist nun auch das direkte Kopieren statischer Dateien (z. B. PDFs, JPEGs) innerhalb eines Ordners möglich. Integration und Schnittstellen Integration des Zeiterfassungstools Clockodo Eine neue Funktion zur automatischen Synchronisation von Zeiteinträgen aus Clockodo mit dem Mandanten-Journal im DPMS ist verfügbar. Bei Interesse nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Sonstige Änderungen Systemlandschaft > Webseiten: Optimierungen beim Webseiten-Scan und in der Reportansicht E-Mail-Template: Layout-Optimierungen Hinweise zur Version Das Update steht ab dem 15.11.2024 zur Verfügung.