Oktober 2024 Update

Neu: Kontaktverwaltung Im DPMS können nun externe Kontakte verwaltet werden. Dies ist in den Bereichen Dienstleister/Auftragnehmer, Kunden/Auftraggeber sowie Mandanten möglich. Für Kontakte können umfangreiche Stammdaten hinterlegt werden. Übergreifende Kontaktkategorien (z. B. Ansprechpartner, Administrator etc.) können flexibel und systemübergreifend definiert und einzelnen Kontakten zugewiesen werden. Neu: Rollen- und Verantwortlichkeitsmanagement Im DPMS können nun Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation flexibel und umfassend definiert sowie zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine präzise Abbildung der Zuständigkeiten und erleichtert das Management von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Im Modul Beschäftigte gibt es einen neuen Bereich Rollen, in dem spezifische Rollen (z. B. ISB, DSK, IT-Administrator, Notfall-Verantwortliche) definiert werden können. Jede Rolle kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden, um eine klare Zuordnung von Zuständigkeiten und Befugnissen zu gewährleisten. Zusätzlich können hier Verantwortlichkeiten über die Funktion "Zuordnungsarten bearbeiten" flexibel definiert werden (z. B. Bearbeiter, Eigentümer/Besitzer, Fachlicher Ansprechpartner, Rechenschaftspflichtiger, etc.). Einbindung externer Kontakte: Über Kontakte von Dienstleistern (siehe oben) kann eine Rolle auch extern besetzt werden. So kann beispielsweise ein externer IT-Dienstleister als IT-Administrator benannt werden. Neu: Verknüpfung von Rollen/Verantwortlichkeiten mit Datensätzen Rollen und/oder Mitarbeiter können nun inklusive frei definierbarer Verantwortlichkeiten (z. B. „Verantwortlich“, „Besitzer“ etc.) mit verschiedenen Datensätzen im DPMS verknüpft werden, darunter: Verarbeitungstätigkeiten Dienstleister Kunden Dokumente Applikationen Geräte Wo dies möglich ist, erscheint automatisch ein „Verknüpfen“-Icon in der Kopfleiste des Datensatzes. Über dieses Icon wird ein Dialog aufgerufen, in dem der Datensatz mit einer Verantwortlichkeit, einer Rolle oder einem Mitarbeiter verknüpft werden kann. Es ist möglich, mehrere Verknüpfungen anzulegen, diese detailliert zu beschreiben und bei Verarbeitungstätigkeiten optional in den Reports auszugeben. Im Modul Beschäftigte sind nun auf Ebene der Bereiche Rollen und/oder Mitarbeiter die jeweils verknüpften Datensätze tabellarisch verfügbar und direkt verlinkt. Verknüpfungen können an dieser Stelle auch gelöscht werden (ebenso wie auf Ebene des Datensatzes). Verbesserungen/Optimierungen Modul Beschäftigte: Mitarbeiter Im Modul Beschäftigte wurde in den Mitarbeiter-Stammdaten neben dem Feld „Name“ (Pflichtfeld) ein zusätzliches Feld „Vorname“ hinzugefügt, um eine getrennte Erfassung der Daten zu ermöglichen. Diese Funktion ist auch rückwirkend für bereits angelegte Mitarbeiter verfügbar und steht standardmäßig in allen Mitarbeiter-Dialogen zur Verfügung. Beschäftigte, die über die SCIM-Schnittstelle eingespielt werden, können über die SCIM-Administration aktualisiert werden. Verarbeitungen: Angabe des Revisionsdatums im Report Im Modul Verarbeitungstätigkeiten unter Verarbeitungen wird ab sofort (wenn in der Verarbeitungstätigkeit Revisionen durchgeführt werden), das Datum der letzten Überprüfung in den Word- und PDF-Exporten angegeben. Die Ausgabe erfolgt im Format "Letzte Überprüfung: [Datum], [Benutzerkonto]", sodass die Revisionshistorie auch in den Exportdokumenten nachvollziehbar ist. Aufgaben: Automatisches Abonnieren der Kommentare für Bearbeiter Im Modul Aufgaben werden Bearbeiter von Aufgaben nun automatisch über neue Kommentare informiert. Diese Benachrichtigungen lassen sich bei Bedarf deaktivieren. (Zuvor mussten Benachrichtigungen manuell über den „Abonnieren“-Button aktiviert werden.) Aufgaben: Verschieben von Dateien Im Bereich „Anlagen“ der Aufgaben können Dateien hochgeladen oder erstellt werden. Die Datei-Einstzellungen bieten nun die Option „In Ordner verschieben“, mit der die Datei direkt in den entsprechenden Ordner des Moduls „Dokumente“ verschoben werden kann. Vorteil: Der separate Download aus den Aufgaben und erneute Upload ins Dokumentenmodul entfallen. Kunden/Auftrageber: Neues Feld Nummer; Export/ Import als XLSX-Datei Im Modul Dienstleister/-AV unter Kunden/Auftraggeber wurde in den Stammdaten das neue Feld „Nummer“ hinzugefügt. Dieses Feld ermöglicht eine verbesserte Sortierung in der tabellarischen Übersicht. Zudem erfolgt der Export und Import für Auftraggeber nun im XLSX-Format (statt CSV). Das Feld „Nummer“ kann hierbei als nützliche Referenz für Importe und Exporte dienen. Systemlandschaft: Neue Gerätetypen Im Modul Systemlandschaft wurden über 10 zusätzliche Gerätetypen (z. B. Speaker, Webcam, Headset) integriert. Die Auswahl der Gerätekategorien im Select-Feld „Neues Gerät -> Kategorie“ ist nun alphabetisch sortiert. System: Benutzer Neue zusätzliche Option für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Code per E-Mail. Ein OTP-Code (Einmalpasswort) wird an eine alternative E-Mail-Adresse versendet und muss zur Bestätigung des Logins eingegeben werden. Benutzeroberfläche (UI/UX Updates) Aufgabe: Automatisches Speichern bei Statusänderung Im Modul Aufgaben werden Änderungen in einer Aufgabe nun automatisch gespeichert. Eine manuelle Speicherung vor der Änderung des Aufgabenstatus ist nicht mehr notwendig. Anfragen: Geänderte Platzierung von Nachweisen und Dokumenten Im Modul Anfragen wurde der Bereich Nachweise, Dokumente von der rechten auf die linke Seite verschoben. Vorteil: Bei vielen Verarbeitungstätigkeiten muss nicht mehr weit nach unten gescrollt werden, um Dokumente einzusehen oder hinzuzufügen. Sonstige Änderungen Modul Managementsysteme: Maßnahmen für "nicht relevant"- Antworten im Selbst-Audit werden nicht mehr übernommen Modul Systemlandschaft: Der Webseiten-Scan identifiziert Aufrufe jetzt über den HTTP-Header: X-Identification: DPMSCrawler/1.6. Modul Beschäftigte: Verbesserte Stabilität der Schulungen System: Eigene Felder: Neue Feldtypen für Einfach- und Mehrfachauswahl System: Dateien: maximale Länge von Dateinamen wurde auf 256 Zeichen erhöht API: Verschiedene Aktualisierungen Fehlerbehebungen (Bugfixes) Revision: Die Checkbox "Aufgabe zur Bearbeitung erstellen" im Revisionsdialog wurde fehlerbereinigt. Wird sie nun angewählt, erstellt das System automatisch eine Aufgabe zur Revisionsprüfung, in der der zu überprüfende Datensatz direkt verlinkt ist. API: Fehlerbehebung bei Hinzufügen von Verarbeitungstätigkeiten zu Kunden Hinweise zur Version Das Update steht ab dem 22.10.2024 zur Verfügung.